Wie Du Schritt für Schritt ein Social-Intranet mit WordPress aufbaust

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Die Kommunikation im Unternehmen ist laut dem Flurfunk auf einem Tiefstand. Transparenz, und Relevanz werden immer wieder bemängelt. Es fehlt an einer zentralen „Sammelstelle“ für Informationen im Unternehmen, auf die alle unkompliziert zugreifen können. Findest Du Dich hier wieder? Bist Du für die interne Kommunikation im Unternehmen zuständig und möchtest diese verbessern? Dann geht es Dir so wie mir vor einigen Jahren. Mit der Artikel-Serie möchte ich diese Erfahrungen mit Dir teilen und Dich damit ermutigen, ein Intranet in Deinem Unternehmen mithilfe von WordPress aufzubauen.

Nicht für jedes Unternehmen geeignet

Ein Social-Intranet auf WordPress-Basis wird nicht für jedes mittelständische Unternehmen funktionieren. Versteh mich nicht falsch: WordPress hat mir über die Jahre gezeigt, dass es eine gut funktionierende Basis für ein Social Intranet sein kann. Allerdings gibt es wichtige Punkte, die für und die gegen WordPress sprechen und die ich offen ansprechen werde.

Das Thema „Sicherheit“

WordPress ist als das meistgenutzte CMS der Welt auch das beliebteste Ziel von destruktiven Angriffen. Allerdings sind viele Angriffe selbst durch die jeweiligen Seitenbetreiber verschuldet weil:

  • …mangelhaftes WordPress Know-how vorhanden ist und nicht mal die einfachsten Sicherheitsmaßnahmen wie ein sicheres Passwort verwendet werden.
  • …zum Teil stark veraltete WordPress-Versionen, Themes und/oder Plugins genutzt werden.
  • …auf Hoster gesetzt wird, die fahrlässig mit der Sicherheit des eigentlichen Servers, des Webservers und allen anderen relevanten Bereichen umgehen.

Eine große Stärke von WordPress, die einfache Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit, kann zugleich die größte Schwäche darstellen. Ich selber habe in meinen ersten 1-2 Jahren mit WordPress viele, wirklich viele Fehler begangen. Aber dadurch habe ich auch sehr viel dazu lernen können. Diese Erfahrungen fließen natürlich in die Artikelserie mit ein und ich hoffe, dass ich Dir damit einige Fehltritte ersparen kann.

Jedes Unternehmen funktioniert anders

Die Situation im jeweiligen Unternehmen (Budgetlimitierungen, Größe der IT-Abteilung, technische Infrastruktur, vorhandenes WordPress-Know-how, Sicherheitsbestimmungen etc.) und die damit verbundenen Anforderungen (müssen z. B. Altdaten aus einem bestehenden Intranet migriert werden?) sind einfach zu unterschiedlich, um eine pauschale Aussage treffen zu können.

Hinzu kommt auch noch der Punkt, dass einige Unternehmen keinen großen Wert auf eine hohe Anpassbarkeit/Erweiterbarkeit der Social-Intranet-Lösung legen. Es soll eine einfache „Out-Of-The-Box„-Lösung sein, die einfach „nur“ zuverlässig und ohne großen Aufwand zu betreiben ist. In diesen Fällen wären andere Lösungen als WordPress sinnvoller.

Noch ein möglicher Punkt, der gegen WordPress sprechen würde: Wenn Dein Unternehmen kein internes WordPress-Know-how aufbauen will und nur auf externe Dienstleister setzen will, kann es schnell ins Geld gehen (wenn man erfahrene WordPress-Agenturen mit entsprechenden anspruchsvollen Intranet-Referenzen ins Boot holt und nicht auf „Ich mache Dir alles für nur 999 € Pauschale“-Buden setzt). Ein professionelles und von Grund auf selbst entwickeltes WordPress-Intranet kann gerne schnell je nach Anspruch mind. 50.000 € aufwärts bedeuten. Hier wäre man zudem weiterhin von einer Agentur abhängig (in Sachen Wartungsverträgen/Weiterentwicklung der Plattform). Andere Lösungen wie z. B. Just Social wären da meiner Meinung nach eine bessere Investition.

Ich fasse das abschließend mal kurz zusammen. Du solltest auf WordPress setzen wenn:

  • in Deinem Unternehmen die Bereitschaft besteht, dass sich mehrere Mitarbeiter (und damit meine ich nicht nur IT-Mitarbeiter) WordPress Know-how aufbauen dürfen und somit mittel- bis langfristig eine externe Unterstützung nicht mehr notwendig ist.
  • Wenn Deinem Unternehmen bewusst ist, dass die Projektplanung und Umsetzung der Plattform mehr Aufwand bedeutet als bei Standard-Lösungen.
  • Wenn Deinem Unternehmen bewusst ist, dass der Administrationsaufwand anspruchsvoller ist, als bei Standard-Lösungen. Umso mehr internes Know-how aufgebaut wird und umso mehr Routine aufkommt, normalisiert sich dieser Aufwand aber wieder merklich.
  • Sich Dein Unternehmen nicht von einem weiteren externen Anbieter abhängig machen will. Wird bei WordPress ein Theme oder Plugin nicht mehr weiterentwickelt, gibt es in vielen Fällen mehrere passende Alternativen auf die man schnell wechseln kann.
  • Wenn Dein Unternehmen generell mit dem Gedanken spielt, bzgl. der Unternehmenswebsite und/oder Produkt- und Kampagnenwebsites auf WordPress umzusteigen. Da wird es natürlich viele Synergie-Effekte geben.
  • Deinem Unternehmen ein hohes Maß an Anpassbarkeit, Flexibilität und Zukunftssicherheit der Plattform wichtig ist. Das alles kann WordPress bieten wenn man es richtig einsetzt und immer gut pflegt.

Es gibt aber noch einen viel wichtigeren Faktor, den Du unbedingt berücksichtigen musst. Das beste digitale Tool für die interne Kommunikation nützt nichts, wenn es die Zielgruppe (die Mitarbeiter im Unternehmen) nicht akzeptiert weil die Lösung keine relevanten Inhalte bietet, keine Unterstützung im operativen Bereich darstellt oder schlicht zu kompliziert zu bedienen ist. Daher ist eine vorherige ausführliche Analyse des Ist-Zustands der internen Kommunikation und die Auseinandersetzung mit den Anforderungen und Problemen der Mitarbeiter zwingend erforderlich.

Ein Blick zurück: Mein Weg zu einem Social-Intranet auf WordPress-Basis

Bildquelle: Matt Duncan via Unsplash

Meine ersten Berührungspunkte mit WordPress hatte ich 2013. In meiner Phase der Selbstständigkeit wollte ich eine Unternehmens-Website selbst aufbauen. Zur damaligen Zeit waren die kostenpflichtigen Premium-Themes für WordPress funktional sehr noch stark eingeschränkt und wenig individualisierbar (besonders für mich als damaliger HTML/CSS-Laie). Heutige weit verbreitete Pagebuilder gab es damals für WordPress noch nicht. Im weiteren beruflichen Verlauf nutzte ich WordPress eher klassisch u. a. für Produktwebsites und PPC-Landingpages (Google Ads/Facebook Ads). Das man sogar ein Social-Intranet mit WordPress umsetzen kann – darauf hatte mich Mitte 2016 erst ein Artikel im CIO Magazin gebracht. Das war dann auch mein persönlicher Startpunkt für das Thema „Social-Intranet“. Ich hatte „Blut geleckt“. 😉

Ein erstes Plugin hatte ich aus dem CIO-Artikel herauslesen können: BuddyPress. Mit diesem Plugin sollte es also möglich sein aus einer einfachen WordPress-Installation eine umfangreiche Online-Community zu erstellen? Mit allem was man auf den ersten Blick so braucht: Nutzerprofile, Aktivitäts-Stream (in Anlehnung an die Chronik-Darstellung von Facebook), Diskussions-Gruppen mit Foren-Funktion und ein Mitglieder-Verzeichnis. Das musste ich mir also näher anschauen.

Mein erster Anlaufpunkt für ein passendes Premium-Theme mit BuddyPress-Unterstützung war der WordPress-Theme-Marktplatz von Envato. Die Auswahl in 2016 war noch sehr übersichtlich, so dass meine Wahl auf das „woffice“-Theme fiel.

woffice WordPress-Theme für Intranet und Extranet.

Warum gerade dieses Theme? Nun ja, es wurde explizit als Theme für ein Intranet/Extranet auf BuddyPress-Basis beworben. Es konnte damals mit ansprechenden Features, überzeugende Kundenbewertungen, guten Verkaufszahlen und einer stetigen Weiterentwicklung punkten.

Ich investierte also die ersten 75 $ aus eigener Tasche in das Theme. Jetzt fehlte nur noch ein passendes Web-Hosting als Testplattform. Ein klassisches Shared-Hosting kam für mich nicht in Frage. Ich wollte unbedingt eine performantere Lösung probieren, da BuddyPress als sehr ressourcenhungrig galt (und es heute noch immer ist). Nach kurzer Suche entschied ich mich für einen managed vServer (ein Root-Server kam nicht in Frage, da ich Null Erfahrung mit Linux hatte – das gilt auch heute noch) mit ausreichend Leistung. Hätte eine lokale Testinstallation nicht ausgereicht fragst Du Dich vielleicht? Ja und Nein. Ich konnte mich noch nie für solche lokalen Entwicklungsumgebungen wie MAMP oder Laragon begeistern, sondern entwickelte meine WordPress-Projekte immer direkt online. Das ist und bleibt aber immer Geschmackssache.

Nachdem ich gut drei Monate Zeit investiert hatte, war die Test-Plattform Anfang 2017 soweit voran geschritten, so dass ich eine für mich wichtige Entscheidung traf. Ich wollte aus diesem privaten Projekt ein berufliches Wunsch-Projekt machen. Der bis dato genutzte interne (und völlig veraltete) Unternehmens-Blog (und ein bereits seit mehreren Jahren nicht mehr gepflegtes statisches Intranet) sollte durch eine modernerne und flexible Social-Intranet-Plattform ersetzt werden. Ein Präsentationstermin mit der Geschäftsleitung folgte kurze Zeit später. Meine Arbeit hatte sich gelohnt (bis zu diesem Zeitpunkt hatte ich gut und gerne 200 h auf dem Tacho) – nach einer weiteren Präsentation und Abstimmung vor einem größeren Mitarbeiterkreis erhielt ich mein finales GO für den Projektstart.

Im Projektverlauf entschied ich mich aus Performancegründen und nicht ausreichender Anpassbarkeit/Funktionalität gegen den weiteren Einsatz von BuddyPress und damit auch gegen das „woffice“-Theme. Ein schlankeres Theme in Verbindung mit einem modernen Pagebuilder-Plugin, separaten Mitglieder- sowie Wiki-Plugin stellten nun die neue performante Basis für das Social-Intranet dar. Umfangreiche Altdaten aus einem bereits bestehenden internen Blog (auch auf WordPress-Basis) konnten problemlos übernommen werden.

Fast forward: Im Jahr 2018 konnte ich und mein Team den rund 400 Mitarbeitern des Unternehmens endlich das Social-Intranet auf WordPress-Basis zur Verfügung stellen. Der Großteil an der Plattform wurde komplett intern umgesetzt – die IT-Abteilung erhielt Unterstützung durch einen externen Dienstleister, der bei dem Setup eines internen Linux-Servers unterstütze. Da parallel zur neuen Social-Intranet Plattform ein Tool für agiles Projekt- und Aufgabenmanagement im Unternehmen eingeführt wurde, bestand das Social-Intranet aus folgenden Modulen: Blog, Wiki und Mitarbeiterverzeichnis. In früheren Entwicklungsversionen hatte ich noch Gruppen, Projektmanagement, einen Aktivitäts-Stream, Chat und eine Forum-Funktion eingebaut. Diese Features wären aber durch den bereits erwähnten Einsatz des Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools nun doppelt vorhanden gewesen, so dass das Social-Intranet auf die oben genannten Module „verschlankt“ wurde.

Was erwartet Dich konkret in dieser Blog-Serie?

Ich habe mir viel vorgenommen, da es mein Ziel ist, Dir ein möglichst verständliches Gesamtbild für ein solches Projekt zu geben. Ich will Dir nicht nur eine Anleitung für die rein technische Umsetzung geben. Es gibt bereits einige deutsche und englische Blogartikel, die sich mit dem Thema „Intranet & WordPress“ auseinander gesetzt haben aber diese waren mir persönlich viel zu oberflächlich. Daher möchte ich meine Blog-Serie anders aufbauen und zum Teil sehr ins Detail gehen. Gerade die Vorab-Analyse im Unternehmen („Wie steht es um die interne Kommunikation in Deinem Unternehmen?“), die Erstellung von relevanten Inhalten und die zugrunde liegende Projektplanung sind essenziell und können darüber entscheiden ob das Social-Intranet mittelfristig ein Erfolg wird oder zum Start bereits eine „Totgeburt“ ist. Das betrifft allerdings nicht nur ein Intranet auf WordPress-Basis, sondern natürlich jegliche andere Intranet-Lösung.

Ich würde Dir auf jeden Fall empfehlen, alle Artikel Schritt für Schritt zu lesen bevor Du erste eigene Überlegungen zu einem möglichen Social Intranet auf WordPress-Basis erarbeitest. Ich will Dir mit dem Abschluss des letzen Artikels in dieser Serie hoffentlich eine praxiserprobte Anleitung geben. Gerade bezüglich der verwendeten Plugins, deren Funktionen und Konfiguration wird es eine ausführliche Beschreibung (inkl. Screenshots und ggf. YouTube-Tutorials) von mir geben. Hier werde ich mit meiner Testumgebung unter www.wp-social-intranet.de arbeiten und Dir alle Plugins und Funktionen ausführlich zeigen.

Nur soviel vorab: Ich setze als Grundbasis auf das kostenlose Theme Hello (da ich Elementor Pro als „Theme-Builder“ verwende, ist mir ein extrem schlankes Theme wichtig; das Theme kommt zudem direkt von den Elementor-Entwicklern selbst), den Theme-Builder Elementor (in der kostenpflichtigen Pro-Version) und das Community-Plugin Ultimate Member. Für das Hosting setze ich auf Raidboxes.

Ein kleiner Teaser einer Startseite (gedacht als „Dashboard“ für den Nutzer) meiner Testumgebung auf www.wp-social-intranet.de. Allerdings baue ich die gerade wieder fleißig komplett um. 🙂

Aktuell schaue ich mir parallel dazu noch das „BuddyBoss„-Paket (deren Plugin ist eine eigene und umfangreiche Weiterentwicklung des bereits erwähnten BuddyPress-Plugins inkl. einem angepassten Theme) an, das auf den ersten Blick einen sehr vielversprechenden Eindruck macht (Das Team hinter dem Plugin/Theme ist bereits seit vielen Jahren in Sachen WordPress und BuddyPress unterwegs und hat sich einen guten Ruf erarbeitet) und interessant sein dürfte wenn Du nicht zu großen Wert auf eine umfangreiche Anpassung legst. Zudem dürfte die Anzahl an Plugins bei dieser Variante noch etwas sinken – das sollte den Admin-Aufwand noch etwas überschaubarer machen.

Ein kleiner Teaser der ersten „Gehversuche“ mit dem BuddyBoss-Plugin und dem dazugehörigen Theme. Alles noch sehr rudimentär…

Folgende Artikel habe ich u. a. für die kommenden Wochen eingeplant – wenn es meine Freizeit zulässt (der gesamte Social-Intranet Blog ist ein rein privates Projekt von mir, den ich in meiner Freizeit aufbaue) versuche ich auch themenbezogen eigene YouTube-Inhalte ergänzend zu erstellen:

Teil 2: Das große Ganze betrachten: Die Entscheidungsgrundlage für Dein Social Intranet

Warum sollte ein Social-Intranet überhaupt eingeführt werden, wie soll das ganze ablaufen und was kostet das überhaupt? All diese Fragen solltest Du als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung detailliert beantworten können. Vielleicht kennst Du das „P.O.S.T.“-Framework von Charlene Li und Josh Bernoff und den „Golden Circle“ von Simon Sinek bereits. Ich habe diese beiden Ansätze als Grundbasis für eben diese Entscheidungsgrundlage genutzt und mir ein eigenes „Social-Intranet-Framework“ damit erstellt. Das soll Dir helfen, mit überschaubaren Aufwand alle Vor- und Nachteile eines Social-Intranet auf WordPress-Basis zu erarbeiten.

Teil 3: Dein roter Faden: Der Projektplan

Dank Deines „Social-Intranet-Framework“ hast Du bereits jetzt schon viel wichtige Vorarbeit für die eigentliche Erstellung eines Projektplans geleistet. Nach der Freigabe durch Deine Geschäftsführung kann es nun mit einer detaillierten Ausarbeitung weitergehen. Auf was Du bei der Projektplanung alles zu achten hast, kannst Du in diesem Artikel nachlesen.

Teil 4: Es wird technisch aber nicht kompliziert: Deine Plattform entsteht

Sobald der Projektplan steht, kannst Du Dir Gedanken bzgl. der technischen Plattform machen. Was sollte man beim internen Hosting alles berücksichtigen? Welche grundlegenden Plugins sollte man ausprobieren? Wie ist das mit der Sicherheit und Backups? Gilt die DSGVO auch für ein Social-Intranet? Ich zeige Dir anhand meiner Testumgebungen (https://www.wp-social-intranet.de und https://buddyboss.social-intranet.tools), wie so ein Social-Intranet auf WordPress-Basis konkret aussehen könnte und welche Themes und Plugins ich derzeit empfehlen kann.

Teil 5: Wichtige erste Erfahrungen sammeln: Die Pilotphase Deiner Plattform

Es wird Zeit die neu erstelle Plattform vorab mit Pilot-Teilnehmern im Unternehmen auf Herz & Nieren zu testen. Wie das ganze ablaufen kann und warum es wichtig ist, dass Feedback der Teilnehmer abzuwägen und ggf. zu priorisieren – das kannst Du in diesem Artikel nachlesen.

Teil 6: Jetzt wird es ernst: Deine Plattform kann an den Start gehen

Die Pilotphase wurde erfolgreich beendet und Dein Social-Intranet steht kurz vor der Liveschaltung. Jetzt kommen wieder die Inhalte aus Deinem erarbeiteten Social-Intranet-Framework zur Geltung, indem Du Deine Kolleginnen & Kollegen transparent & verständlich über die neue Plattform informierst. Was es sonst noch so zu beachten gilt, erfährst Du in diesen Artikel.

Teil 7: Hege & pflege Deine Plattform: Patchdays

Puh – der Start der Plattform ist endlich erfolgt und die ersten neuen Inhalte werden erstellt. Da die WordPress-Installation immer auf einen aktuellen Stand gehalten werden sollte, kommen jetzt die „Patchdays“ aus Deinem Social-Intranet-Framework zum Tragen. Was da alles dazu gehört und wie so etwas ablaufen kann, kannst Du in diesem Artikel nachlesen.

Teil 8: Kenne Deine Plattform: Wie geht das mit der Erfolgskontrolle?

Zu jedem Kommunikationskanal im Unternehmen gehört auch eine entsprechende Erfolgskontrolle. Wie viele Kolleginnen und Kollegen nutzen die neue Plattform täglich, welche Inhalte kommen gut an, welche nicht? Wie komme ich an diese Daten ran? Was darf ich eigentlich messen (ich sag‘ nur DSGVO). Das alles thematisiere ich in diesem Artikel.

Glückwunsch wenn Du es bis hier hin geschafft hast – jetzt kann es richtig losgehen. Ja, es wartet viel Theorie auf Dich aber glaub‘ mir – diese umfangreichen Vorarbeiten lohnen sich in jedem Fall. Ich möchte, dass diese Blog-Serie stetig mit neuen Inhalten aktualisiert/erweitert wird – und hier kommst Du ins Spiel: Welche Themen-Inhalte fehlen Dir in der Serie? Wie sind Deine Erfahrungen? Schreib‘ mich gerne einfach via Kommentar, E-Mail oder XING an. Freue mich auf Dein Feedback!

Immer noch interessiert? Dann ab zum 2. Teil der Blog-Serie mit dem Titel „Das große Ganze betrachten: Die Entscheidungsgrundlage für Dein Social Intranet„.

Wer schreibt hier?

Manuel Avella-Salazar

Seit 2009 Marketer mit Herz & Verstand und seit 2016 mit dem "Social-Intranet-Virus" infiziert. Schreibe hier privat über meine beruflichen und privaten Erfahrungen rundum die Themen "Social Intranet", "Collaboration-Tools" und meinem Lieblings-Projekt "DIY Social Intranet mit WordPress".

2 Kommentare

  • Vielen Dank für diese wirklich informativen Artikel. Das sind ganz genau die Informationen, die ich benötige, um unser Projekt „Intranet“ anzugehen. Ich bin insbesondere gespannt auf Teil 4, und hier insbesondere auf die Empfehlungen für das Hosting. Freue mich auf eine Fortsetzung!
    Herzliche Grüße,
    Christina

    • Hallo Christina,

      vielen lieben Dank für Dein Feedback! Ich habe noch einiges in der „Pipeline“. Leider macht auch mir die Situation rundum Corona-Virus einen Strich durch die Rechnung.Ich bin beruflich und privat derzeit sehr ausgelastet. Da ich aber davon überzeugt bin, dass die Digitalisierung der internen Kommunikation (mithilfe von Social Intranet und anderen Collaboration-Tools) mehr denn je an Relevanz massiv gewinnen wird, werde ich schauen, dass ich die Tage mehr Inhalte veröffentlichen werde. Gerne kannst Du mich via XING kontaktieren – dann kann ich versuchen Dir vorab ein paar Tipps zu geben. Viele Grüße Manuel

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