Wie Du Schritt für Schritt ein Social Intranet mit WordPress aufbaust: Teil 3

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Dein roter Faden: Der Projektplan

Im vorherigen Artikel hast Du gelernt, wie eine Entscheidungsgrundlage für Dein Social Intranet aussehen könnte und wie das P.O.S.T.-Framework und der „Golden Circle“ Dich dabei unterstützen können. Jetzt nehmen wir an, dass Du die Entscheider überzeugen konntest und das Projekt starten kann. Auf was Du alles in Sachen Projektplan zu achten hast, erfährst Du nun in diesem Artikel.

Tools, die Dich beim Projekt unterstützen können

  • Für erste Brainstormings rundum das Projekt
    Mögliche Tools: z. B. Mindomo, Xmind, oder MindMeister.
  • Für das Festlegen von Abläufen/Workflows
    Mögliches Tool: z. B. draw.io
  • Agiles Projekt- und Aufgabenmanagement für Dein Projekt-Team
    Mögliche Tools: z. B. Stackfield, MeisterTask, Zenkit (Tools aus Deutschland, die zum Teil auch kostenlos genutzt werden können)
  • Erstellung von Wireframes/Mockups der Plattform
    Mögliches Tool: z. B. Balsamiq Wireframes
  • Als Unterstützung bei der eigentlichen Gestaltung Deines Social Intranet
    Mögliches Tool: z. B. blisk.io (angepasster Browser auf Chromium-Basis, der u. a. die Anzeige auf iPhone, iPad und Macbook Mockups live ermöglicht)
  • Platzhalter-Inhalt für das Social Intranet erstellen
    Mögliche Tools: z. B. unsplash.com (Artikel-Bilder & Userbilder), loremtools.io (Fülltext) oder This Person Does Not Exist

Phase 1: Technische Voraussetzungen

In dieser Phase gilt es zu allererst die allgemeinen Voraussetzungen für die technische Umsetzung des Social Intranet auf WordPress-Basis in Deinem Unternehmen zu klären. In meinem Fall hatte ich, wie bereits geschildert, zuerst die IT kontaktiert BEVOR ich überhaupt mit dem Thema „Social Intranet“ an die Geschäftsführung getreten bin. Dafür war natürlich meine bereits bestehende private Test-Plattform eine gute Diskussions-Grundlage für das Gespräch mit der IT. Allerdings muss ich auch erwähnen, dass ich damals einen sehr engagierten, offenen und hochgradig professionellen IT-Leiter hatte, zudem ich immer einen sehr guten Draht hatte. Ich hatte also auch sehr viel Glück in meinem Projekt – aber das gehört schließlich immer dazu. 😉

Setz Dich also mit Deiner IT-Leitung zusammen und stimme die wichtigsten Eckpunkte Deines Plattform (sieh Dir bitte auf jeden Fall noch einmal den Abschnitt „Internes Hosting“ im vorherigen Artikel „Wie Du Schritt für Schritt ein Social Intranet mit WordPress aufbaust: Teil 2“ in Vorfeld an):

  • Entscheidung bzgl. internem Hosting. Wichtig ist es hierbei, dass man hier schon eine erste Kosteneinschätzung gemeinsam erarbeitet.
  • Kann ein moderner Browser wie Firefox oder Edge Chromium unternehmensweit eingesetzt werden (besonders wichtig, falls bei Euch noch der Internet Explorer 11 oder älter genutzt wird)
  • Wäre eine Anbindung an ein Active-Directory (AD) theoretisch möglich (per AD-Plugin ist das relativ einfach in WordPress umsetzbar)
  • Wäre – falls das mit den AD klappt – eine weitere Umsetzung eines Single-SignOn (SSO) möglich (auch das kann man mit einem AD-Plugin umsetzen)?
  • Wie würde ein Sicherheits- bzw. Backup-Konzept für den Server und die WordPresss-Installation aussehen?
  • Wie könnte man monatlich einen „Patchday“ durchführen?
  • Gibt es ggf. bereits bestehende Lösungen (z. B. Zeiterfassung, eine Bilddatenbank, ein Dokumenten-Managementsystem etc.), die per Schnittstelle angebunden werden sollten?
  • Muss evtl. Know-how eingekauft werden? In Sachen WordPress, Linux und Schnittstellen?

Noch eine kleine aber recht wichtige Ergänzung. In der Standard-Konfiguration von WordPress ist es möglich, auf Dateien des „Uploads“-Ordner auch ohne Login-Daten zugreifen zu können. Einzige Bedingung: Man kennt den genauen Pfad zur Datei (also z. B. „https://www.social-intranet.blog/wp-content/uploads/2019/12/vertrauliches_dokument.pdf„. Das könnte u.a. bei vertraulichen Firmendaten unschön werden. Hier wird aber hoffentlich Deine IT-Abteilung entsprechende Sicherheitsvorkehrungen treffen können. Das ganze sollte auch kein Problem darstellen, wenn die WordPress-Installation nur über das Netzwerk Deines Unternehmens erreichbar ist. Hier kann man ja mit einem VPN arbeiten, damit Mitarbeiter auch von unterwegs aus auf das Social Intranet zugreifen können.

Mich hatte die Sache aber nicht in Ruge gelassen. Nach einigen Recherchen und Tests bin ich selber bei dem Plugin „Prevent Direct Access“ gelandet. Die kostenlose Version ist zwar auf lächerliche drei Dateien limitiert, taugt aber zu einem ersten Test. Was soll ich sagen – hatte direkt beim ersten Vesuch geklappt – die drei Testdateien waren nicht mehr per direkten Link ohne Login aufrufbar. Funktioniert mit Apache- und Nginx-Webserver. Bei letzterem ist etwas Feintuning wahrscheinlich notwendig.

Wenn nun alles soweit mit Deiner IT-Abteilung abgestimmt ist, kann es nun in die nächste Phase Deines Projekts gehen.

Phase 2: Bildung eines Projekt-Teams und Auswertung der derzeitigen Unternehmenskommunikation

Wie bei jeden anderen Projekt solltest Du wenn möglich auf folgendes achten:

  • Ist das gemeinsames Ziel/Vision klar kommuniziert?
    (Beispiel: „Wir wollen gemeinsam eine moderne und soziale Informations- und Kommunikations-Plattform in unserem Unternehmen aufbauen, die mit kontinuierlichen und relevanten Inhalten die Mitarbeiter transparent informiert, motiviert und im besten Fall begeistert.„)
  • Sind unsere Arbeitsabläufe gut organisiert?
  • Haben wir geeignete Teamstrukturen?
  • Wichtige Entscheider und Multiplikatoren sollten direkt zum Projektstart identifiziert und ins Projekt-Team integriert werden
  • Passt die Größe des Projekt-Teams ? (Bitte nicht mehr als 5-6 Personen; hier gilt Qualifikation vor Quantität)
  • Gibt es ein klares Rollenverständnis innerhalb des Projekt-Teams?

Die erste und wichtigste Aufgabe Deines Projekt-Teams besteht aus einer Analyse des Ist-Zustands der internen Unternehmenskommunikation:

  • Erstelle im Team einen kleinen Frage-Katalog. Mit welchen Fragen könnt ihr die Probleme und Herausforderungen Eurer Kolleginnen und Kollegen in Sachen Tages- und Projektgeschäft herausfinden? Wie läuft die bisherige Kommunikation innerhalb der Abteilung/Teams ab? Wie wurde bis dato mit anderen Abteilungen/Teams kommuniziert?
  • Habt bei den Fragestellung immer eines im Kopf: Was muss das Social Intranet bieten, damit es für die Mehrheit der Mitarbeiter wirklich einen Mehrwert hat.
  • Identifikation von „Multiplikatoren“ für das Social Intranet. Da die Charaktere in einem Unternehmen immer bunt gemischt sind, ist es besonders wichtig, Befürworter für das Social Intranet (bzw. Personen, die generell neuen Lösungen aufgeschlossen sind) zu identifizieren. Genau diese „Multiplikatoren“ sind für Euch immens wichtig, da diese u. a. dazu beitragen werden, alle im Unternehmen positiv auf die neue Plattform einzustimmen. Klassische „Mund-zu-Mund“-Propaganda bleibt daher wichtig.
  • Durch einen einheitlichen „Frage-Katalog“ ist die nachstehende Aufbereitung der Feedbacks einfacher und besser vergleichbar.
  • Der genaue Umfang des Fragekatalogs und die Dauer für die Umfrage hängt natürlich von dem Anspruch an das Projekt und auch von der Größe Deines Unternehmens ab. Beachte hier allerdings folgendes: Umso mehr das Projekt-Team über die „Schmerz-Punkte“ der Mitarbeiter erfährt, umso besser können dann entsprechende Lösungen für das Social Intranet erarbeitet werden.

Das Projekt-Team hat nun die Aufgabe, die (hoffentlich) zahlreichen Feedbacks zu bewerten und zu priorisieren. Im Anschluss daran müssen Schlussfolgerungen gezogen werden, welche konkreten Inhalte und Features seitens der Mitarbeiter vorausgesetzt bzw. gewünscht werden.

Phase 3: Roadmap und „Modul“-Abstimmungen für das Social Intranet

Du hast nun die Informationen bzgl. der technischen Umsetzung mit Deiner IT-Abteilung geklärt und solltest Dank der IST-Analyse und anschließenden Auswertung der interne Unternehmenskommunikation, eine genaue Vorstellung haben, welche Inhalte und Features von der Mehrheit der Mitarbeiter gewünscht werden. Was nun noch fehlt: Die Bestimmung der finalen „Module“, die Verantwortlichkeiten für die Inhalts-Erstellung und ein genauer Zeitplan (Roadmap) für Dein Social Intranet auf WordPress-Basis.

  • Die Auswahl der finalen „Module“
    Ich kenne an dieser Stelle natürlich nicht die Details Deiner Auswertung. Daher kann ich auch keine Aussage treffen, welche „Module“ für Dein Unternehmen in Frage kommen würden. Wie schon erwähnt werde ich mich der einfachheitshalber auf die Module „Blog“, „Wiki“ und „Mitarbeiterverzeichnis“ fokussieren.

    Dadurch das WordPress problemlos um weitere „Module“ bzw. Funktionen jederzeit mithilfe von Plugins erweitert werden kann, sollte die Anpassung an die individuellen Anforderungen Deines Unternehmens kein großes Problem darstellen. Wenn doch: Nutze einfach die Kommentarfunktion des Artikels und/oder schreib mir eine E-Mail – ich versuche Dir auf jeden Fall bei offenen Fragen bzgl. weiterer „Module“ (Stichwort z. B. „Gruppen“ oder „Foren“) oder Features weiterzuhelfen.
  • Die Bestimmung der Verantwortlichkeiten für die Inhalts-Erstellung
    Was nützen die besten Inhalts-Ideen, wenn man keinen hat, der diese auch umsetzt. Ich hatte schon dazu geschrieben, dass niemals eine zentrale Stelle im Unternehmen sich alleine um die Inhalte eines Social Intranet kümmern kann. Es ist für den nachhaltigen Erfolg der Plattform wichtig, dass man die Inhalts-Erstellung möglichst auf viele Abteilungen/Teams verteilen kann. Keiner braucht ein Text-Profi zu sein, Hauptsache die Inhalte besitzen eine hohe Relevanz. Sie mich an: Ich bin definitiv kein professioneller Texter, möchte aber unbedingt mein Wissen in Sachen Social Intranet & WordPress mit anderen teilen.

    Daher kann es in dieser Phase bereits hilfreich sein, dass man sich bzgl. dem Blog und Wiki konkrete Gedanken bzgl. möglicher Themen-Kategorien macht und wer seitens der Abteilungen/Teams in Frage kommt um Inhalte liefern zu können. Wenn die Leute einmal die Hemmschwelle überwunden haben und sehen, dass ein kleiner Text kein „Hexenwerk“ ist, klappt das ab dem zweiten oder dritten Mal schon viel besser. Hier noch ein kleiner Tip: Weniger ist mehr. Der Blog braucht nicht eine Mindestanzahl an verschiedenen Kategorien. Hier gilt immer Qualität vor Quantität. Lieber nur 5-6 Kategorien mit regelm. relevanten inhalten als für jedes noch so kleine Thema eine extra Kategorie, für die selten neue Inhalte generiert werden.

    In meinem damaligen Projekt haben wir das z. B. so gelöst: Jeder Mitarbeiter konnte Inhalts-Ideen für den Wiki liefern – auch wenn das nur eine ausführliche Stichwortliste ohne ausformulierten Text war. Dafür hatten wir intern ein kleines Dokument entwickelt, dass online ausgefüllt werden konnte. Mein Team überarbeitete dann den Wiki-Artikel und stellte diesen dann online – als Verfasser wurde dann aber der Ideen-Geber angeführt.
  • Der konkrete Zeitplan
    Jetzt sollte das Projekt-Team den genauen zeitlichen Ablauf der weiteren Phasen bestimmen, damit das gesamte Projekt eine zeitliche Verbindlichkeit erhält und nicht ein zweiter Berliner Flughafen wird. 😉 Meine Empfehlung: Plan genügend Pufferzeiten an. Das jeweilige Tages- und Projektgeschäft kann sich negativ auf die Projektlaufzeit auswirken, genauso wie Urlaubs- und Krankheitstage der Verantwortlichen. Schließlich gibt es immer noch Einflussfaktoren, die man so überhaupt nicht auf dem Radar hatte. Davon kann ich selber ein Lied singen. Die offizielle Präsentation meiner privaten Test-Plattform war Anfang 2017, der Projektstart erfolgte im März 2017. Letztlich ist die Plattform im Oktober 2018 endlich online gegangen. Dazwischen kam es immer wieder zu Verschiebungen, weil andere Projekte höher priorisiert wurden und weil die IT-Abteilung mit anderen Projekten ausgelastet war.

Phase 4: Interne Erstellung der Plattform & Organisation der Pilotphase

Nun geht Dein Projekt endlich in die Praxis über: Die grundlegende technische Plattform kann erstellt werden. Ich werde hier noch nicht auf die Einzelheiten der Plattform (Theme + Plugins) eingehen, da ich dafür den nachfolgenden Artikel „Teil 4: Es wird technisch aber nicht kompliziert: Deine Plattform entsteht“ vorgesehen habe.

Eine mehrwöchige Pilotphase mit ausgewählten Teilnehmern solltest Du auf jeden Fall durchführen. In dieser Phase kann Deine Plattform auf Herz & Nieren getestet werden. Detaillierter wird es im Artikel „Teil 5: Wichtige erste Erfahrungen sammeln: Die Pilotphase Deiner Plattform“.

Phase 5: Durchführung der Pilotphase

Mehr über die genaue Pilotphase wirst Du im kommenden Artikel „Teil 5: Wichtige erste Erfahrungen sammeln: Die Pilotphase Deiner Plattform“ erfahren. Sobald dieser erschienen ist, werde ich diesen Passus hier noch aktualisieren und direkt auf den Artikel verlinken.

Phase 6: Erstellung der Onboarding-Inhalte und Vorbereitung für die Live-Schaltung

Damit es auch hier zu keinen Dopplungen kommt, wirst Du die ausführlichen Inhalte im Artikel „Teil 6: Jetzt wird es ernst: Deine Plattform kann an den Start gehen“ finden, der in einigen Wochen erscheinen wird.

Phase 7: Onboarding & Live-Schaltung des Social Intranet

Siehe „Teil 6: Jetzt wird es ernst: Deine Plattform kann an den Start gehen“.

Phase 8: Der erste „Patchday“ steht an

Siehe „Teil 7: Hege & pflege Deine Plattform: Patchdays„. Sobald der Artikel erschienen ist, werde ich ihn hier verlinken.

Meine abschließenden Gedanken

Ja, sehr viel Theorie bis jetzt. Glaub‘ mir – das ist bei solch einem Projekt allerdings auch notwendig. Versprochen: Im folgenden vierten Teil der Serie („Es wird technisch aber nicht kompliziert: Deine Plattform entsteht“) geht es endlich in die Praxis und Du wirst erfahren, wie das technische Grundgerüst auf WordPress-Basis konkret aussehen könnte. Ich hatte es bereits in einem vorherigen Artikel erwähnt: Ich werde Dir Schritt-für-Schritt zwei mögliche Varianten für ein Social Intranet mit WordPress detailliert zeigen. Die erste Variante (darauf basiert meine Testumgebung auf www.wp-social-intranet.de) wird mehr Freiheiten bei der grafischen Gestaltung der Plattform bieten, dafür allerdings auch den Aufwand und Anspruch in Sachen „Administration“ erhöhen. Die zweite Variante (die entsprechende Testumgebung baue ich gerade auf) basiert zum größten Teil auf dem BuddyBoss-Plugin, das bereits sehr viele Funktionen mitbringt und somit die Administration deutlich vereinfachen sollte. Dafür wird es hier (wahrscheinlich) allerdings auch deutlich weniger Anpassungsmöglichkeiten geben.

Wie immer gilt: Hast Du Fragen zum Artikel oder neue Anregungen? Dann schreib mir Dein Feedback bitte als Kommentar. Gerne kannst Du mir auch Deine bisherigen Erfahrungen schreiben.

Wer schreibt hier?

Manuel Avella-Salazar

Seit 2009 Marketer mit Herz & Verstand und seit 2016 mit dem "Social-Intranet-Virus" infiziert. Schreibe hier privat über meine beruflichen und privaten Erfahrungen rundum die Themen "Social Intranet", "Collaboration-Tools" und meinem Lieblings-Projekt "DIY Social Intranet mit WordPress".

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